Die Suche nach dem richtigen Zeiterfassungs-Tool kann ueberwaeltigend sein. Hunderte Anbieter versprechen die perfekte Loesung -- doch welche Tools sind wirklich kostenlos, DSGVO-konform und für deutsche Unternehmen geeignet? Wir haben die 10 beliebtesten Tools verglichen.
Unsere Vergleichskriterien
Für unseren Vergleich haben wir folgende Kriterien herangezogen:
- Kostenlos nutzbar: Gibt es einen dauerhaft kostenlosen Plan?
- DSGVO-konform: Wo werden die Daten gespeichert? Gibt es einen AV-Vertrag?
- Deutsche Oberflaeche: Ist das Tool auf Deutsch verfügbar?
- Kernfunktionen: Stempeluhr, Berichte, Abwesenheiten, Export
- Mobile/Tablet: App verfügbar oder responsive Web-App?
Die 10 Tools im Ueberblick
1. ichbinarbeiten
Kostenlos: Ja, komplett kostenlos | DSGVO: Ja, Server in Deutschland | Deutsch: Ja
ichbinarbeiten ist eine komplett kostenlose Personalverwaltung für kleine und mittlere Unternehmen. Neben Zeiterfassung bietet es Abwesenheitsverwaltung, Schichtplanung und eine Tablet-Stempeluhr im Kiosk-Modus. Die Loesung ist vollstaendig auf Deutsch, DSGVO-konform und benoetigt keine Kreditkarte. Optional kann eine Lohnabrechnung durch Steuerberater für 15 EUR/Monat hinzugebucht werden.
Staerken: Komplett kostenlos, deutsche Entwicklung, Kiosk-Modus, Abwesenheiten + Schichtplan inklusive
2. Clockify
Kostenlos: Ja, Basis-Plan | DSGVO: Bedingt (US-Unternehmen, EU-Server optional) | Deutsch: Ja
Clockify ist einer der bekanntesten kostenlosen Zeiterfassungsdienste. Der kostenlose Plan erlaubt unbegrenzte Nutzer und Projekte. Für erweiterte Funktionen wie Zeitgenehmigungen oder Berichte werden kostenpflichtige Plaene ab 3,99 USD/Nutzer/Monat faellig.
Staerken: Unbegrenzte Nutzer, gute Projekt-Zeiterfassung, viele Integrationen
3. Toggl Track
Kostenlos: Ja, bis 5 Nutzer | DSGVO: Ja (EU-Unternehmen aus Estland) | Deutsch: Nein (nur Englisch)
Toggl Track ueberzeugt mit einer modernen Oberflaeche und einfacher Bedienung. Der kostenlose Plan ist allerdings auf 5 Nutzer beschraenkt. Ab dem Starter-Plan (9 EUR/Nutzer/Monat) gibt es erweiterte Berichte und Projektbudgets.
Staerken: Intuitive Bedienung, gutes Design, Pomodoro-Timer
4. Clockodo
Kostenlos: Nein (ab 5,50 EUR/Nutzer/Monat) | DSGVO: Ja, deutsche Server | Deutsch: Ja
Clockodo ist ein deutsches Tool mit starkem Fokus auf Projektzeit-Erfassung. Es gibt keinen kostenlosen Plan, dafür sind die Funktionen umfangreich: Stundensaetze, Projektbudgets und eine gute API.
Staerken: Made in Germany, gute Projekterfassung, API
5. Crewmeister
Kostenlos: Nein (ab 4 EUR/Nutzer/Monat) | DSGVO: Ja, deutsche Server | Deutsch: Ja
Crewmeister richtet sich an Handwerksbetriebe und Unternehmen mit Aussendienstmitarbeitern. GPS-Tracking und eine Stempeluhr-App stehen im Vordergrund. Leider gibt es keinen kostenlosen Plan.
Staerken: GPS-Tracking, Handwerker-fokussiert, deutsche Entwicklung
6. Personio
Kostenlos: Nein (Preis auf Anfrage) | DSGVO: Ja, deutsche Server | Deutsch: Ja
Personio ist eine umfangreiche HR-Software für mittelstaendische Unternehmen. Zeiterfassung ist nur ein Modul von vielen. Für KMU oft zu teuer und komplex, für groessere Unternehmen eine solide Wahl.
Staerken: All-in-one HR, gute Integrationen, professioneller Support
7. TimeTac
Kostenlos: Nein (ab 2,80 EUR/Nutzer/Monat) | DSGVO: Ja, oesterreichische Server | Deutsch: Ja
TimeTac aus Oesterreich bietet flexible Zeiterfassungsmodule: Arbeitszeit, Projektzeit und Urlaubsverwaltung können einzeln gebucht werden. Die Preise sind fair, ein kostenloser Plan fehlt jedoch.
Staerken: Modularer Aufbau, faire Preise, guter Kundensupport
8. Papershift
Kostenlos: Nein (ab 3 EUR/Nutzer/Monat) | DSGVO: Ja, deutsche Server | Deutsch: Ja
Papershift kombiniert Dienstplanung mit Zeiterfassung. Besonders stark in der Gastronomie und im Einzelhandel. Die Zeiterfassung ist eng mit dem Schichtplan verknuepft.
Staerken: Gute Schichtplanung, Terminal-App, Gastronomie-fokussiert
9. ZEP
Kostenlos: Nein (ab 6 EUR/Nutzer/Monat) | DSGVO: Ja, deutsche Server | Deutsch: Ja
ZEP (Zeiterfassung für Projekte) ist spezialisiert auf projektbasierte Zeiterfassung. Ideal für Agenturen, Berater und IT-Dienstleister. Für einfache Stempeluhr-Szenarien jedoch ueberdimensioniert.
Staerken: Projektzeit-Experte, deutsche Entwicklung, gute Auswertungen
10. Excel/Google Sheets
Kostenlos: Ja | DSGVO: Problematisch (Google) bzw. lokal (Excel) | Deutsch: Ja
Viele kleine Unternehmen nutzen immer noch Excel oder Google Sheets für die Zeiterfassung. Das funktioniert bei wenigen Mitarbeitern, wird aber schnell unübersichtlich und entspricht nicht den kommenden gesetzlichen Anforderungen an elektronische Zeiterfassung.
Staerken: Keine Lernkurve, flexibel anpassbar
Vergleichstabelle
| Tool | Kostenlos | DSGVO | Deutsch | Kiosk | Abwesenheiten | Schichtplan |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ichbinarbeiten | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Clockify | Ja | Bedingt | Ja | Ja (Pro) | Nein | Nein |
| Toggl Track | Bis 5 | Ja | Nein | Nein | Nein | Nein |
| Clockodo | Nein | Ja | Ja | Nein | Ja | Nein |
| Crewmeister | Nein | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Personio | Nein | Ja | Ja | Nein | Ja | Nein |
| TimeTac | Nein | Ja | Ja | Ja | Ja | Nein |
| Papershift | Nein | Ja | Ja | Ja | Ja | Ja |
| ZEP | Nein | Ja | Ja | Nein | Ja | Nein |
| Excel | Ja | Bedingt | Ja | Nein | Nein | Nein |
Unsere Empfehlung
Für kleine und mittlere Unternehmen, die eine komplett kostenlose, DSGVO-konforme und deutschsprachige Zeiterfassungsloesung suchen, ist ichbinarbeiten die beste Wahl. Du bekommst nicht nur Zeiterfassung, sondern auch Abwesenheitsverwaltung, Schichtplanung und eine Tablet-Stempeluhr -- alles ohne versteckte Kosten.
Wer projektbasierte Zeiterfassung braucht, ist mit Clockodo oder ZEP gut beraten. Für groessere Unternehmen mit umfangreichen HR-Anforderungen kann Personio die richtige Wahl sein.
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